Kampüs etkinlik verisi akreditasyon raporuna nasıl dönüşür

Bir kalite komisyonu dönem sonunda öğrenci dekanlığından etkinlik listesi ister. Gelen dosyada etkinlik adı, tarih ve kulüp adı vardır. Rapora yazılacak gösterge ise “fakülte başına öğrenci faaliyeti sayısı ve ortalama katılım oranı”dır. Aradaki mesafe bir hafta değil, bir dönemdir, çünkü eksik olan şey analiz değil, kaynakta hiç toplanmamış alanlardır.

Bu yazı, ham etkinlik kaydından raporlanabilir göstergeye giden yolu adım adım kuruyor. Odak, akreditasyon raporunun kendisi değil, o raporun beslendiği veri katmanı.

Kaynakta toplanmayan hangi alan raporu imkansız kılar?

Rapor üretilemiyorsa neredeyse her zaman on alandan biri eksiktir. Bu alanların ortak özelliği, etkinlik bittikten sonra üretilememeleri.

Alan	Ne zaman toplanır	Eksikse ne kaybedilir
Etkinlik türü	Talep anında	Tür kırılımı, ölçüt eşlemesi
Düzenleyen birim ve fakülte	Talep anında	Fakülte ve bölüm kırılımı
Dönem	Talep anında	Dönemsel karşılaştırma
Hedef kitle	Talep anında	Kapsayıcılık analizi
Kontenjan	Talep anında	Doluluk oranı
Tahmini katılım	Talep anında	Planlama sapması
Gerçekleşen katılım	Etkinlik günü	Bütün katılım göstergeleri
İç ve dış katılımcı ayrımı	Kayıt veya giriş anında	Toplumsal katkı göstergeleri
Amaç ve hedeflenen kazanım	Talep anında	Ölçütle ilişkilendirme
Çıktı notu	Etkinlik sonrası 48 saat	Etki anlatısı

Tabloyu okurken dikkat: sağ sütundaki kayıplar telafi edilebilir değil. Etkinlik türünü sonradan tahmin ederek atayabilirsiniz ama o atama artık kanıt değil, yorumdur. Gerçekleşen katılımı sonradan hiç üretemezsiniz.

Alan tasarımında iki pratik kural işe yarıyor. Birincisi, serbest metin yerine kapalı liste kullanın. Etkinlik türü serbest yazıldığında aynı tür için “Seminer”, “seminer”, “Söyleşi/Seminer” gibi varyantlar oluşur ve gruplama elle temizlik gerektirir. İkincisi, zorunlu alanı gerçekten zorunlu yapın. İsteğe bağlı alan, dönem sonunda yüzde otuz doluluğa sahip olur ve o oranda gösterge güvenilmez hale gelir.

Tahmini katılım ile gerçekleşen katılım neden ayrı alanlar olmalı?

Bunlar farklı zamanlarda, farklı kişiler tarafından, farklı amaçlarla girilen iki ayrı veridir. Tahmini katılım talep formunda kulüp tarafından girilir ve salon tahsisi, ikram bütçesi, güvenlik planlaması için kullanılır. Gerçekleşen katılım etkinlik günü kapıda oluşur ve rapora yazılan sayıdır.

Tek alanda birleştiğinde ne olduğunu görmek kolay: talep formunda 150 yazılır, etkinliğe 60 kişi gelir, kimse alanı güncellemez, rapora 150 girer. Denetimde yoklama listesi istendiğinde 60 çıkar. Bu noktada tartışma artık katılım sayısı değil, kurumun veri güvenilirliğidir.

Doğru yapı üç ayrı sayıyı ayrı kolonlarda tutar:

Sayı	Kaynak	Kullanım
Kontenjan	Salon ve planlama	Doluluk oranı paydası
Kayıt olan	Kayıt sistemi	Talep göstergesi
Gerçekleşen katılım	Kapıda giriş kaydı	Raporlanan katılım

Üçü arasındaki iki oran da başlı başına gösterge değeri taşır. Kayıt bölü kontenjan, duyurunun ne kadar tuttuğunu gösterir. Katılım bölü kayıt, zamanlamanın ve hatırlatmanın ne kadar iyi çalıştığını gösterir. Bir etkinlikte birinci oran yüksek ikinci oran düşükse sorun tanıtımda değil, saat seçiminde veya hatırlatmadadır.

CampusCore veri modelinde bu ayrım kalıcı olarak yapılmış durumda: etkinlik kaydında capacity ve estimated_attendance alanları planlama tarafında, katılım ise ayrı bir attendance tablosunda etkinlik ve kullanıcı çifti olarak tutuluyor. Gerçekleşen katılım hesaplanan bir değer, elle yazılan bir sayı değil.

Ham kayıttan göstergeye giden yol

Rapora giren her gösterge, kaynak alanların bir formülüdür. Formülü yazılı hale getirmek, hem hesabı tekrarlanabilir yapar hem de hangi alanın kritik olduğunu açık eder.

Gösterge	Formül	Kaynak alanlar
Toplam faaliyet sayısı	Tamamlanmış etkinlik adedi	durum, dönem
Fakülte başına faaliyet	Fakülteye göre gruplanmış adet	düzenleyen birim, fakülte
Ortalama gerçekleşen katılım	Toplam katılım / etkinlik sayısı	katılım kayıtları
Doluluk oranı	Gerçekleşen katılım / kontenjan	katılım, kontenjan
Gösterme oranı	Gerçekleşen katılım / kayıt olan	katılım, kayıt
Planlama sapması	(Gerçekleşen - tahmini) / tahmini	katılım, tahmini katılım
Dış katılımcı oranı	Dış katılımcı / toplam katılımcı	katılımcı tipi
Tür dağılımı	Türe göre etkinlik ve katılım payı	etkinlik türü
Erişilen tekil öğrenci	Distinct öğrenci sayısı	katılım kayıtları, kullanıcı kimliği
Tekrar katılım oranı	Birden fazla etkinliğe katılan / tekil katılımcı	katılım kayıtları

Son iki gösterge, akreditasyon raporunda en az kullanılan ama en çok işe yarayanlar. Toplam katılım 8000 iken erişilen tekil öğrenci 900 ise, kurum aynı dokuz yüz kişiye tekrar tekrar ulaşıyor demektir. Bu, kapsayıcılık başlığında doğrudan cevap verilmesi gereken bir bulgudur ve yalnızca katılımın kişi bazında kaydedildiği sistemlerde hesaplanabilir. Toplam sayı yazan yoklama defteri bu göstergeyi üretemez.

Fakülte ve bölüm kırılımı nasıl kurulur?

Kırılım, etkinliğin kendisine değil, düzenleyen birime ve katılımcıya bağlanmalı. İki ayrı kırılım gerekir ve ikisi farklı soruya cevap verir.

Düzenleyen kırılımı faaliyet üretiminin dağılımını gösterir. Hangi fakülteye bağlı kulüpler kaç etkinlik yaptı? Bu, kaynak dağılımı ve destek ihtiyacı hakkında konuşur.

Katılımcı kırılımı erişimin dağılımını gösterir. Mühendislik fakültesinin düzenlediği etkinliklere hangi fakültelerden öğrenciler geldi? Bu, kurum içi geçirgenlik hakkında konuşur ve genellikle daha çarpıcı sonuç verir.

Katılımcı kırılımının çalışması için katılım kaydının kişiye, kişinin de bölüme bağlı olması gerekir. Kimliksiz sayaç mantığıyla tutulan yoklama bu kırılımı hiçbir zaman veremez. Sistem tasarımında verilecek tek kritik karar budur: katılım, sayı olarak mı yoksa kişi listesi olarak mı saklanıyor?

Dış katılımcılar için ayrı bir yol gerekir, çünkü onların kurum içi kimliği yoktur. Pratik çözüm, kayıt formunda kurum dışı katılımcıyı ad, kurum ve iletişim ile ayrı alanlara yazmak ve raporda iç/dış ayrımını bu alanın doluluğundan türetmektir. CampusCore’da kayıt tablosunda kurum dışı katılımcı için ayrı alanlar bulunması bu ihtiyaçtan doğdu.

Dönemsel karşılaştırma nasıl anlamlı hale gelir?

Karşılaştırmanın anlamlı olması için üç şeyin sabit kalması gerekir: dönem tanımı, etkinlik türü listesi, ve katılım sayma kuralı. Bunlardan biri değişirse iki dönem arasındaki fark, gerçek değişimi değil tanım değişikliğini yansıtır.

Dönem tanımı için akademik takvimi kullanın, takvim yılını değil. Güz dönemine ait bir etkinlik ocak ayında yapılmış olabilir ve takvim yılı kesimi onu bir sonraki yıla atar. Etkinlik kaydında dönem, tarihten türetilen değil, açıkça saklanan bir alan olmalı. CampusCore’da etkinliğin term_id ile döneme bağlanması bu nedenle var.

Tür listesini dönem ortasında değiştirmeyin. Yeni bir tür eklemeniz gerekiyorsa, eski türlerin hangisine karşılık geldiğini yazılı olarak eşleyin ve raporda bu eşlemeyi dipnot olarak verin.

Sayma kuralını tek cümlede yazın ve raporun metodoloji bölümüne koyun. Örnek: “Katılım, etkinlik başlangıcından bir saat önce ile bitişinden yarım saat sonra arasında yapılan tekil girişlerdir; aynı kişinin birden fazla girişi tek sayılır.” Bu cümle olmadan aynı veriden iki farklı analist iki farklı sayı üretir.

Etkinlik türü listesi nasıl tasarlanır?

Tür listesi, etkinlik verisinin ölçütlere bağlandığı yerdir ve bu yüzden veri modelinin en çok düşünülmesi gereken alanıdır. Serbest metin bırakıldığında bir dönemde yüzlerce farklı değer oluşur ve gruplama elle yapılır. Aşırı ayrıntılı bir liste ise doldurulmaz, kullanıcılar en üstteki seçeneği işaretler.

Çalışan liste on ile on beş kalem arasındadır ve iki koşulu sağlar. Birincisi, kalemler birbirini dışlar; bir etkinlik iki türe birden girmemeli. İkincisi, her kalem en az bir akreditasyon başlığına eşlenebilir; hiçbir ölçüde işe yaramayan bir tür, veri toplamayı zorlaştırmaktan başka bir şey yapmaz.

Tür	Bağlandığı başlık	Ayırt edici alan
Seminer ve konferans	Eğitim, toplumsal katkı	Konuşmacı bilgisi, dış katılımcı
Atölye ve eğitim	Eğitim, öğrenci gelişimi	Hedeflenen kazanım, süre
Kariyer ve sektör buluşması	Öğrenci gelişimi, dış paydaş	İş birliği yapılan kurum
Sosyal sorumluluk	Toplumsal katkı	Ulaşılan kişi sayısı, kalıcı çıktı
Kültür ve sanat	Öğrenci merkezli faaliyetler	Katılımcı profili
Spor ve turnuva	Öğrenci merkezli faaliyetler	Katılımcı sayısı
Yarışma	Öğrenci gelişimi	Derece, katılan takım sayısı
Teknik gezi	Eğitim, dış paydaş	Ziyaret edilen kurum
Tanıtım ve oryantasyon	Öğrenci merkezli faaliyetler	Hedef kitle
Kulüp iç toplantısı	Raporlama dışı	Yok

Son satır özellikle önemli. İç toplantıları da kaydedin ama açıkça raporlama dışı işaretleyin. Kaydedilmezlerse kulüpler onları başka türlerin altına sokar ve sayılar şişer. Ayrı ve dışlanmış bir kalem, bu kirliliği en ucuz şekilde çözer.

Türe bağlı zorunlu alanlar tanımlamak, veri kalitesini kaynağında yükseltir. Sosyal sorumluluk seçildiğinde “ulaşılan kişi sayısı” zorunlu hale gelirse, o alan dönem sonunda dolu olur. Bütün etkinliklere aynı uzun formu doldurtmak yerine, türe göre daralan bir form kullanmak hem doluluk oranını hem de kullanıcı memnuniyetini yükseltiyor.

Tür listesini kimin yönettiği de karara bağlanmalı. Kulüplerin kendi türlerini eklemesine izin verilirse liste bir dönemde kontrolden çıkar. CampusCore’da etkinlik türleri dekanlık tarafında yönetilen bir liste, kulüp tarafında yalnızca seçim yapılıyor.

Rapor öncesi veri kalitesi kontrolleri

Raporu üretmeden önce çalıştırılacak kontroller sırayla:

1. Tamamlandı ama katılımı sıfır olan etkinlikler. Ya yoklama alınmadı ya etkinlik yapılmadı. İkisi de düzeltilmeli, çünkü sıfırlar ortalamayı bozar. Yoklama alınmadıysa etkinliği ortalama hesabından çıkarın ve kaç etkinliğin çıkarıldığını raporda belirtin.
2. İptal edilmiş ama tamamlandı görünen kayıtlar. Durum geçişleri elle yönetiliyorsa bu grup her zaman oluşur. Etkinlik tarihi geçmiş ve durumu güncellenmemiş kayıtları ayrı listeleyin.
3. Mükerrer katılım. Aynı kişi aynı etkinlikte birden fazla satırda görünüyor mu? Kalıcı çözüm veri tabanında tekillik kısıtıdır, ama mevcut veri için tekilleştirme sorgusu çalıştırın ve kaç satırın düştüğünü not edin.
4. Kontenjanı aşan katılım. Kontenjan 50, katılım 180 ise ya kontenjan yanlış girilmiş ya katılım şişmiş. Doluluk oranı göstergesini bozar.
5. Tarih anomalileri. Bitiş tarihi başlangıçtan önce olan, saati gece yarısına düşen, dönem dışına taşan kayıtlar. Saat dilimi hatalarının en görünür belirtisi budur.
6. Boş zorunlu alanlar. Tür, hedef kitle ve düzenleyen birim alanlarındaki boşluk oranını ölçün. Yüzde onun üzerindeyse ilgili göstergeyi raporlamayın veya kapsama oranını açıkça yazın.
7. Aykırı değerler. En yüksek katılımlı beş etkinliği tek tek gözden geçirin. Çoğu zaman biri veri hatasıdır ve ortalamayı tek başına yukarı çeker.

Kontrol listesini bir kez elle çalıştırmak yarım gün alır. İkinci dönemden itibaren sorguları kaydedip tekrar çalıştırmak yarım saat sürer.

Temizlikten sonra kalan iş: göstergeyi anlatıya bağlamak

Akreditasyon raporunda sayının kendisi puan getirmez. Sayının fark edilip bir karara dönüşmesi getirir. Pratik format şu üçlüdür: gösterge, bulgu, alınan aksiyon.

Örnek olarak, gösterme oranı iki dönem üst üste yüzde kırkın altında kaldıysa bulgu “etkinliklerin duyurusu talep yaratıyor ancak katılım gerçekleşmiyor” olur. Aksiyon, hatırlatma bildirimi eklemek veya saat aralığını değiştirmek olabilir. Üçüncü dönemde göstergenin yeni değerini vermek, döngünün kapandığını gösteren kanıttır. Kalite güvencesi başlığında aranan tam olarak budur.

Bu üçlüyü kurmak için elinizde en az üç dönemlik tutarlı veri olması gerekir, bu yüzden alan tasarımını doğru yapmanın getirisi rapor yazarken değil, üç dönem sonra ortaya çıkar.

CardeaCore bu işi nasıl yapıyor

CardeaCore’da etkinlik talebi açılırken tür, hedef kitle, kontenjan ve tahmini katılım kayda giriyor; etkinlik günü katılım kişi bazında QR ile alınıyor, tahminden ayrı duruyor. Etkinlik döneme bağlı olduğu için fakülte, tür ve dönem kırılımları doğrudan hesaplanabiliyor. Dekanlık modülüne bakabilirsiniz.