YÖKAK öz değerlendirme raporu için kanıt toplama rehberi

Kalite komisyonlarının çoğu öz değerlendirme raporunu yazmakta zorlanmıyor, kanıtı bulmakta zorlanıyor. Metin bir haftada yazılıyor, ekler üç ayda toplanamıyor. Bunun nedeni kurumun faaliyet üretmemesi değil, ürettiği faaliyetin kaydını raporlanabilir biçimde tutmaması.

Bu yazı, öz değerlendirme raporu (ÖDR) için kanıt toplamayı bir yazım işi değil bir veri işi olarak ele alıyor. Belirli madde numaraları vermek yerine YÖKAK’ın çalıştığı genel çerçeveyi ve o çerçevenin kanıttan ne beklediğini anlatıyor. Güncel ölçüt metni ve sürüm numaraları için her zaman YÖKAK’ın kendi yayımladığı rehbere bakın, ölçüt setleri dönemsel olarak güncelleniyor.

Öz değerlendirme raporu neyi kanıtlamanızı ister?

ÖDR, kurumun kendi kalite güvence sistemini anlattığı belgedir. Değerlendirici raporu okurken tek bir soruyu tekrar tekrar sorar: bu anlatılan şey gerçekten oluyor mu, ve olduğunu nereden biliyoruz? Kanıt, bu ikinci sorunun cevabıdır.

YÖKAK’ın kurumsal değerlendirme çerçevesi genel olarak dört ana başlıkta yürür: kalite güvencesi sistemi, eğitim ve öğretim, araştırma ve geliştirme, toplumsal katkı. Bu başlıkların altında liderlik ve yönetişim ile ilgili maddeler yatay olarak dolaşır. Her başlık kendi içinde politika, uygulama, izleme ve iyileştirme olmak üzere bir döngü bekler. Kanıt ihtiyacı da bu döngünün adımlarına göre değişir.

Pratikte kanıtlar üç sınıfa ayrılır:

Kanıt sınıfı	Ne gösterir	Tipik belge
Politika kanıtı	Kurumun ne yapmaya karar verdiğini	Senato kararı, yönerge, süreç akış şeması
Uygulama kanıtı	Kararın hayata geçtiğini	Etkinlik kayıtları, ders dosyaları, proje sözleşmeleri, yoklamalar
İzleme ve iyileştirme kanıtı	Sonucun ölçülüp karara döndüğünü	Anket sonuçları, gösterge panoları, iyileştirme kararları, revize edilmiş yönerge

Kurumların çoğu birinci sınıfta güçlü, ikinci sınıfta orta, üçüncü sınıfta zayıftır. Yönergeniz vardır, uyguladığınıza dair dağınık belgeler vardır, ama uygulamanın sonucunu ölçüp o ölçüme dayanarak bir şeyi değiştirdiğinizi gösteren kayıt yoktur. Olgunluk değerlendirmesinde asıl fark bu üçüncü sınıfta açılır.

Hangi ölçüt hangi kanıtı ister?

Kaba bir eşleme yapmak, kanıt toplamayı kişiselleştirilmiş bir görev listesine dönüştürür. Aşağıdaki tablo ölçüt metninin birebir kopyası değil, başlıkların kanıttan ne beklediğinin özeti.

Başlık	Aranan asıl soru	Güçlü kanıt	Zayıf kanıt
Kalite güvencesi sistemi	Karar döngüsü kapanıyor mu?	Kalite komisyonu tutanakları, gösterge izleme tabloları, önceki değerlendirmeye verilen yanıtın uygulama kaydı	Yalnızca komisyon üye listesi ve yönerge
Yönetişim ve şeffaflık	Bilgi kim tarafından, ne sıklıkla üretiliyor?	Kurum içi veri sahipliği matrisi, düzenli yayımlanan faaliyet raporları	Web sitesindeki statik sayfa
Eğitim ve öğretim	Program çıktıları ölçülüyor mu?	Ders öğrenme çıktısı eşleme tabloları, ölçme sonuçlarının program güncellemesine yansıdığı karar	Ders izlenceleri klasörü
Öğrenci merkezli faaliyetler	Öğrenci gerçekten katılıyor mu?	Etkinlik bazında gerçekleşen katılım kayıtları, öğrenci geri bildirim sonuçları	Afiş ve fotoğraf arşivi
Araştırma ve geliştirme	Çıktı izleniyor mu?	Proje, yayın ve iş birliği kayıtlarının tarihli dışa aktarımı	Elle derlenmiş yayın listesi
Toplumsal katkı	Faaliyetin dış paydaşa ulaştığı gösterilebiliyor mu?	Dış katılımcı sayısı, iş birliği protokolleri, faaliyet çıktısı raporları	Basın haberi bağlantıları

Tabloyu okurken dikkat edilecek nokta şu: zayıf kanıt yanlış kanıt değildir, tek başına yeterli olmayan kanıttır. Fotoğraf arşivi etkinliğin gerçekleştiğini destekler, kaç kişinin katıldığını göstermez. Değerlendirici sayıya ulaşamadığında başlığın tamamına düşük olgunluk verir.

Kanıtın izlenebilir olması ne demek?

İzlenebilir kanıt, kaynağı ve zamanı belli olan, aynı sonucu yeniden üretebileceğiniz kanıttır. Değerlendirici bir sayı gördüğünde o sayının hangi sistemden, hangi tarih aralığı için, hangi filtreyle çıktığını sorabilmelidir. Cevap veremiyorsanız sayı kanıt değil iddiadır.

İzlenebilirliğin üç bileşeni var ve üçü birden bulunmalı:

1. Kaynak sistem. Veri nerede üretildi? Öğrenci bilgi sistemi, etkinlik yönetim sistemi, öğrenme yönetim sistemi, mali sistem. Elle tutulan tabloların kaynağı yoktur, bu yüzden zincir orada kopar.
2. Zaman damgası. Kayıt ne zaman oluştu ve dışa aktarım hangi tarihte alındı? İki tarih de gerekir, çünkü aynı sorgu iki ay sonra farklı sonuç verebilir.
3. Sorumlu. Bu kanıtı kim üretti ve kim doğruladı? İsim değil unvan yazın, kişiler değişiyor.

Pratik bir uygulama, her kanıt dosyasının adını ve ilk sayfasını standartlaştırmaktır:

KG-03_etkinlik-katilim_2025-2026_ogrenci-dekanligi_2026-07-15.xlsx

Kanıt kodu     : KG-03
Ölçüt başlığı  : Öğrenci merkezli faaliyetler
Kaynak sistem  : Etkinlik yönetim sistemi
Kapsanan dönem : 01.09.2025 - 30.06.2026
Dışa aktarım   : 15.07.2026
Sorumlu birim  : Öğrenci Dekanlığı
Filtre         : status = tamamlandi, tenant = kurum

Bu blok on saniyede yazılır ve rapor savunmasında en çok işe yarayan şeydir. Kanıt kodunu ÖDR metninde de kullanın, böylece metindeki her iddia ek klasöründeki tek bir dosyaya bağlanır.

Öğrenci faaliyetleri ve topluma katkı başlıklarında kanıt neden eksik kalıyor?

Bu iki başlıkta veri, merkezi bir sistemde değil, faaliyeti yapan birimin içinde kalıyor. Kulüp kendi WhatsApp grubunda organize oluyor, katılımı kağıda yazıyor, dönem sonunda kağıt kayboluyor. Topluma katkı tarafında aynı şey akademisyenin kişisel arşivi için geçerli.

En sık rastlanan üç açık:

• Gerçekleşen katılım yok. Kayıt olan sayısı biliniyor, kapıdan giren sayısı bilinmiyor. Bu ikisi çoğu etkinlikte ciddi biçimde farklıdır ve raporda kayıt sayısını katılım diye yazmak, denetimde tespit edilen klasik tutarsızlıktır.
• Katılımcı profili yok. Kaç kişi geldiği biliniyor ama kaçının kurum içinden, kaçının dışından olduğu bilinmiyor. Toplumsal katkı başlığında dış katılımcı sayısı, faaliyetin o başlığa girip girmediğini belirleyen ayırt edici veridir.
• Çıktı tanımlı değil. Faaliyetin amacı ve sonucu yazılmamış. “Kariyer semineri düzenlendi” cümlesi, hangi kazanımı hedeflediğini söylemediği sürece eğitim ya da toplumsal katkı ölçütüne bağlanamaz.

Bu üç alan, faaliyet gerçekleşirken toplanmazsa sonradan hiçbir şekilde üretilemez. Diğer eksikler telafi edilebilir, bunlar edilemez.

Kanıtı rapor dönemine sıkıştırmak yerine sürekli biriktirmek

Kanıt toplama işini rapor öncesi üç aya sıkıştıran kurumlar, aslında iki ayrı işi aynı anda yapmaya çalışıyor: veriyi geriye dönük üretmek ve raporu yazmak. Birincisi imkansız olduğu için ikincisi zayıflıyor.

Sürekli biriktirme, karmaşık bir sistem gerektirmiyor. Gereken şey, her faaliyet türü için kaydın ne zaman kapandığının tanımlı olması.

Faaliyet	Kayıt kapanış anı	Kapanışta zorunlu alanlar
Öğrenci etkinliği	Etkinlik bitiminden sonraki 48 saat	Gerçekleşen katılım, iç/dış katılımcı ayrımı, kısa çıktı notu
Ders dönemi	Not girişi kapanışı	Öğrenme çıktısı ölçüm sonucu, ders değerlendirme anketi
Araştırma projesi	Ara ve final rapor teslimi	Bütçe gerçekleşmesi, çıktı listesi, dış paydaş
Topluma katkı faaliyeti	Faaliyet bitimi	Ulaşılan kişi sayısı, iş birliği yapılan kurum, kalıcı çıktı
Kalite komisyonu toplantısı	Toplantı bitimi	Karar metni, sorumlu, hedef tarih

Bu takvimi kurumun akademik takvimine gömün. Kalite komisyonunun yılda dört kez yapması gereken tek iş, tablodaki kayıtların doluluk oranını kontrol etmek. Doluluk oranı düşükse rapor döneminde de düşük olacak, aradaki fark sadece kurtarma şansının kalmaması.

Dönemsel kontrol için üç basit gösterge yeter:

1. Tamamlanmış faaliyetlerin kaçında kapanış alanları dolu?
2. Kanıt listesindeki ölçütlerin kaçında en az bir güncel dosya var?
3. Bir önceki değerlendirmede verilen taahhütlerin kaçında uygulama kaydı üretildi?

Üçüncüsü en çok atlanandır ve olgunluk değerlendirmesini en çok etkileyendir.

Kurum içinde veriyi kim sahiplenmeli?

Her ölçüt için bir sahip birim ve o birimde bir sorumlu unvan tanımlanmalı. Kalite komisyonu sahip değildir, komisyon derler ve denetler. Veri, işi yapan birimde üretilir.

Bunu bir matrisle çözün. Basit hali şöyle:

Ölçüt başlığı	Sahip birim	Sorumlu unvan	Kaynak sistem	Güncelleme sıklığı
Öğrenci faaliyetleri	Öğrenci Dekanlığı	Etkinlik koordinatörü	Etkinlik yönetim sistemi	Sürekli
Eğitim ve öğretim	Dekanlıklar	Bölüm başkanı	Öğrenci bilgi sistemi, ÖYS	Dönemlik
Araştırma	Araştırma birimi	Proje uzmanı	Proje takip sistemi	Aylık
Toplumsal katkı	İlgili merkezler	Merkez müdürü	Faaliyet kayıt sistemi	Sürekli
Kalite güvencesi	Kalite Komisyonu	Kalite koordinatörü	Toplantı arşivi	Toplantı başına

Matrisi hazırlarken en çok tartışma çıkan yer, birden fazla birimin dokunduğu veriler olur. Kural basit: sahip, veriyi ilk üreten birimdir, tüketen birim değil. Öğrenci etkinliği verisinin sahibi etkinliği onaylayan birimdir, o veriyi rapora yazan kalite komisyonu değil.

Kanıtın kendisi nasıl saklanmalı?

Kanıt dosyalarının nerede durduğu, ne kadar iyi toplandıkları kadar önemli. Kişisel bilgisayarlarda ve e-posta eklerinde biriken kanıt, rapor döneminde teorik olarak vardır ama pratikte yoktur.

Çalışan yapı üç katmandan oluşuyor:

1. Kaynak sistemler. Veri burada üretilir ve burada kalır. Kanıt, sistemden alınan tarihli bir dışa aktarımdır. Sistem varken elle tablo tutmak, iki farklı doğruluk kaynağı yaratır ve ikisi er geç çelişir.
2. Kanıt havuzu. Ölçüt kodlarına göre klasörlenmiş, erişim yetkisi tanımlı, sürüm tutan tek bir depo. Klasör yapısı ölçüt setini birebir izlemeli, birim yapısını değil, çünkü rapor ölçüt sırasına göre okunur.
3. Kanıt dizini. Havuzdaki her dosyanın tek satırlık kaydı: kod, başlık, sorumlu birim, dönem, dışa aktarım tarihi, dosya yolu. Bu dizin, rapor yazımında ek listesinin kendisine dönüşür.

Dizini bir elektronik tabloda tutmak yeterli, karmaşık bir sisteme ihtiyaç yok. Önemli olan tek şey, tek bir kopyasının olması ve dosya eklendiğinde satırın aynı anda yazılması. Sonradan doldurulan dizin, doldurulmaz.

Saklama süresi için de yazılı bir kural belirleyin. Kanıtın en az iki değerlendirme döngüsü boyunca erişilebilir kalması gerekir, çünkü bir sonraki değerlendirmede önceki dönemin göstergeleriyle karşılaştırma yapılır. Kaynak sistem değiştirilirken eski verinin dışa aktarımı devir planının maddesi olmalı, aksi halde sistem değişimi kurumsal hafızayı siler.

Kişisel veri içeren kanıtlarda ayrı bir hazırlık gerekir. Yoklama listeleri, anket ham verileri ve başvuru formları doğrudan paylaşılmaz. Maskeleme kuralını bir kez tanımlayın ve dışa aktarım şablonuna gömün: isim baş harfe indirilsin, öğrenci numarası kısaltılsın, iletişim alanları hiç çıkmasın. Sayının doğrulanabilirliği bu maskelemeden etkilenmez.

Rapor öncesi kontrol listesi

Teslimden dört hafta önce yapılacaklar, sırayla:

• Metindeki her sayısal iddianın karşısında bir kanıt kodu var mı?
• Her kanıt kodu ek klasöründe gerçekten bir dosyaya karşılık geliyor mu?
• Aynı gösterge metnin iki farklı yerinde farklı değerle geçiyor mu?
• Dışa aktarımların tarihleri kapsanan dönemle uyumlu mu?
• Kayıt olan sayısı ile katılan sayısı ayrı ayrı mı verilmiş?
• İç ve dış katılımcı ayrımı yapılmış mı?
• Önceki değerlendirmenin gelişmeye açık yanları tek tek yanıtlanmış mı?
• Politikadan uygulamaya, uygulamadan iyileştirmeye giden en az bir tam örnek anlatılmış mı?
• Kişisel veri içeren belgelerde isim ve iletişim bilgisi maskelenmiş mi?
• Ek klasörü dosya adları kanıt kodu ile başlıyor mu?

Son maddeyi hafife almayın. Değerlendirici ekleri sıralı okumaz, arar. Bulamadığı kanıt yok sayılır.

Sık yapılan hatalar

Anlatıyı kanıt sanmak. Raporda bir sürecin nasıl işlediğini uzun uzun anlatmak kanıt üretmez. Sürecin bir kez işlediğini gösteren tek bir tarihli belge, üç paragraf anlatımdan daha güçlüdür.

Her şeyi eke koymak. Beş yüz sayfalık ek klasörü, iyi seçilmiş kırk kanıttan daha zayıftır. Fazlalık, değerlendiricinin aradığını bulamamasına yol açar.

Örnek yerine toplam vermek. “Yıl içinde 214 etkinlik yapıldı” cümlesi tek başına hiçbir ölçütü karşılamaz. Bu 214’ün türe, fakülteye ve hedef kitleye göre kırılımı ile birlikte, içlerinden birinin uçtan uca izlendiği bir örnek gerekir.

Kişisel veriyi çıplak paylaşmak. Yoklama listelerinde öğrenci numarası ve telefon açıkta bırakılıyor. Kanıt olarak sayının doğrulanabilirliği yeterlidir, kimliğin görünmesi gerekmez.

Kanıtı tek kişiye bağlamak. Bütün dışa aktarımları tek bir uzmanın kişisel bilgisayarından almak, o kişi ayrıldığında zincirin kopması demektir. Dışa aktarım yetkisi ve prosedürü unvana bağlı olmalı.

Geçen dönemin dosyasını yeniden kullanmak. Tarih güncellenmeden kopyalanan kanıt, denetimde en hızlı fark edilen şeydir ve tek başına güven kaybına yol açar.

CardeaCore bu işi nasıl yapıyor

CardeaCore, öğrenci faaliyetleri tarafında kanıtın faaliyet anında oluşmasını hedefliyor: etkinlik talebi açılırken tür, hedef kitle ve tahmini katılım kayda giriyor, etkinlik günü katılım QR ile alınıyor, gerçekleşen katılım tahminden ayrı bir alanda duruyor. Dekanlık tarafındaki raporlama bu kayıtları fakülte ve dönem kırılımıyla dışa aktarıyor. Detay için dekanlık modülüne bakabilirsiniz.